A hatékonyság home office-ban mindig sokkal nagyobb kihívás, mint amikor előre meghatározott időpontban megjelenünk előre meghatározott helyen és ott az előre meghatározott munkát végezzük.
Egy 2021-es KSH felmérés szerint 2021-ben a járvány kitörését követően 5-ször annyi munkavállaló dolgozott home office-ban, mint egy évvel korábban.
A home office biztosítja a gazdaság zavartalan működését és csökkenti a társas érintkezések számát, ugyanakkor rendkívül nehéz volt ez az átállás sokak számára…. és sokan ma is küzdenek vele.
Vajon hogyan lehet valóban hatékonyan dolgozni home-office-ban? A bejegyzésben ehhez szeretnék segítséget nyújtani – egy esettanulmány példáján keresztül.
Amint látni fogod a vélelmezett hatékonysághiány hátterében sok esetben más tényezők is állhatnak! Érdemes ezeket azonosítani és ezeken is dolgozni, ha a produktivitásodat szeretnéd javítani!
HATÉKONYSÁG HOME OFFICE-BAN
ESETTANULMÁNY
Andrea kétgyermekes vállalkozó édesanya, az ő példáján keresztül mutatom be, hogyan lehet javítani az időbeosztáson és a hatékonyságon home office-ban.
„A munkában a célorientáltság, priorizálás, hatékonyabb feladatkezelés illetve a magánéletben pedig az egyensúly, tervezés, prioritások tisztázásával kapcsolatban kerestem meg Katát.
A konzultációk során Kata fókuszáltsága, a megoldás irányába való terelése és lényegretörő kérdései nagyon hatékonyan segítettek abban, hogy az elakadásaimat feloldjuk.
Jellemző rám, hogy a probléma meghatározása után szétaprózódom és elveszek a részletekben, esetleg annyira túlbonyolítom, hogy nem is jutok a végére, mert célt vesztek.
Katával nagyon hamar elkezdünk azokon a pontokon dolgozni, amit én eredetileg megfogalmaztam, mint például a hatékonyság növelése.
CÉL MEGHATÁROZÁSA: HATÉKONYSÁG HOME OFFICE-BAN
Átbeszéltünk két fő területet, amin aztán elkezdtem dolgozni az ülések között. Ez volt a munka eredményességéhez vezető legfőbb 3 irány (prioritás) és a hozzá vezető utak meghatározása, beütemezése a napi munkába.
Illetve ezeknek a feladatoknak a részletes lebontása az ún. ’következő lépés’ szintig.
Ennél a prioritási sorrend megtartásánál az volt a legfontosabb, hogy semmi ne térítsen le az útról, tartsam a fókuszt a mindennapok ad hoc felmerülő feladatai ellenére. Így el is érkeztünk egy másik fontos területhez: naponta, kívülről beözönlő feladatok feldolgozása.
A feladatkövető rendszeren fejlesztettünk, találtam egy számomra tökéletes applikációt, a teuxdeux rendszert. Ebben tudom követni a felmerülő feladatokat az Eisenhower mátrix alapján külön oszlopokban. Majd ezekből a kategóriákból választom ki az adott heti feladatokat, akár napokra ütemezve.
Ami még segítség a hatékonyságban, az az, hogy tömbösítve haladjak a munkákkal, esetleg időkorlátot beállítva, illetve a „big rock”- al kezdjem minden napomat.
Ennek a rendszernek a kialakítása után tovább bogoztuk a szálakat. Megnéztük, hogy ezután hogy telnek a munkanapok és biztosan a hatékonyság-e a legfőbb fejlesztendő terület. Kata hamar rávilágított arra, hogy a jelenlegi „több lovat egy fenékkel” helyzetemben egyáltalán nem reális elvárásokat támasztok magam felé.
A munkában és a magánéletben is jellemző, hogy irreális célokat tűzök ki, majd ha nem érem el, elégedetlen vagyok magammal szemben.
TEVÉKENYSÉGNAPLÓ VEZETÉSE
Így jutottunk el részletes naplózáshoz (legalább 1 hétig), amiből hamar kiderült, hogy a saját munkámra, amiben látványos eredményeket szeretnék elérni, a munkaidőm 20%-a áll rendelkezésre. Ezen a ponton három irány van előttem.
Vagy elfogadom, hogy ennyi idő alatt képtelenség igazi eredményt elérni, vagy a prioritások módosítása alapján teljesen le kell csökkentenem a ’nem saját területemhez’ tartozó adminisztratív munkákat.
Vagy a 3. lehetőség, hogy kiállok magamért és túlórázás esetén egyeztetem a főnökömmel, akkor tudok túlórázni, ha a túlóráimat kifizeti a munkáltató. Ennek a területnek az átbeszélése során derítettünk fényt Katával arra, hogy a munkában és a magánéletben is jellemző, hogy az extra erőfeszítéseimet mindenki természetesnek veszi. Ez abból adódik, hogy én egy ideig „csendben” és lelkesen teszem a dolgom.
Aztán van egy pont, amikor észbe kapok és ekkor jön a frusztráció, konfliktus. A cél az lenne, hogy ezt sokkal hamarabb tudatosítsam és asszertívan kommunikáljam a környezetem felé.
Ami pedig a magas elvárásaimra és elégedetlenségemre megoldás lenne, az az, hogy napi szinten jegyezzem le, hogy miben haladtam előre, mi ment jól és igenis dicsérjem meg magam. Nem csak a munkában, hanem a magánéletben is.
EREDMÉNYEINK
Összefoglalva: kitisztult a kép, egyrészt magával a munkafolyamattal kapcsolatban, illetve fontos önismereti terület is előtérbe került: elismerjem az érdemeimet és amikor többet adnék bele egy-egy területbe, mint ami reális, akkor legyen egy jelzőlámpám, hogy ki kell állnom magamért és ne engedjem, hogy a környezetem természetesnek vegye a jószándékú erőfeszítéseimet.
Köszönöm Katának a lényegretörő, empatikus, magas szakmai színvonalú segítségét.”
Ha szeretnél velem dolgozni időbeosztásod és hatékonyságod javításán, nézd meg, hogyan tudunk dolgozni az Idővarázs Tanfolyamon.
