Ebben a bejegyzésben egy hatékony időgazdálkodási techikát mutatok neked: ez a 4D-módszer.  Abban segít, hogy ha egy új feladattal állsz szemben, megvizsgáld 4 fő szempont alapján és ezek alapján döntsd a sorsáról.

Sok ügyfelem panaszkodik arra, hogy úgy érzi, folyton elárasztják a feladatok és emiatt teljesen szétforgácsolja az energiáit. A 4D időgazdálkodási technikával könnyen és gyorsan fel tudod számolni a feladathegyeket.

4D IDŐGAZDÁLKODÁSI TECHNIKA

I. Kezdő lépések

Első körben nézzük meg a jelenlegi feladatlistáidat (TO DO listái a legtöbb embernek vannak, erről a témáról ITT és ITT írtam korábban. )

Ha nincs teendőlistád, fordíts pár percet arra, hogy összeírod, ami most a fejedben van: mik azok a feladatok, teendők, amiket meg kell csinálnod, vagy szeretnél megcsinálni. 

II. Ha kész a a lista, jöhet a 4D időgazdálkodási technika.

DITCH: távolítsd el azokat a teendőket, amikkel nem kell/akarsz vele foglalkozni. 

DELEGATE: delegáld, szervezd ki, add ki másnak azokat, amikkel nem neked kell foglalkozni. 

DIARIZE: tedd fel a kérdést minden egyes tételnél: most kell vele foglalkozni? Ha nem, akkor jegyezd fel a listádra, írd be a határidőnaplódba. 

DO: ha egyik eset sem áll fenn, akkor bizony kell vele foglalkozni, neked kell vele foglalkozni és most kell vele foglalkozni-szóval csináld, vágj bele!

III. Magyarázat

Amikor szétforgácsolódásról számol be valaki konzultáción, akkor nagy eséllyel túlvállalja magát. Értem ezalatt azt, hogy több mindent szeretne besűríteni egy napjába, mint ami emberi léptékkel megvalósítható hatékonyság- és minőségromlás nélkül.

Biztosan megfigyelted már, hogy ha kapkodsz, sietsz, mert túl akarsz lenni gyorsan dolgokon, hogy mindennel végezz, akkor a hibázás lehetősége is megnő.

Éppen ezért az elsődleges cél azt megszűrni, hogy egyáltalán el kell-e végezni a feladatot, vagy akarod-e egyáltalán. Itt jön be a képbe az, hogy mennyire tudsz határokat szabni, nemet mondani vagy magadra vállalsz mindent.

Emögött persze ott van a háttérben, hogy akkor érzed magad szerethetőnek, meg akkor nem bántasz meg másokat, ha nem mondasz nemet. De ezzel csak magadnak ártasz, hiszen szétforgácsolod az idődet és energiádat.

A 4D időgazdálkodási technika DITCH része tehát a határhúzásban segít.

Sokaknál látom azt is, hogy mindent maguk akarnak csinálni, pedig a egy családban elvileg a munkamegosztás, a feladatok és terhek közös vállalása az, ami hosszú távon élhető életet biztosít minden családtagnak. Ennek a gyakorlati megvalósításán is sokakkal dolgozom egyéni konzultáció keretében. A DELEGATE tehát a feladatok másoknak átadását jelenti.

A DIARIZE vagyis naplózás, rögzítés szerepe az, hogy nem a fejünkben kell tárolni az összes teendőt, hanem határidővel megjelölve (!) érdemes nyilvántartanunk a teendőket.

A határidőzés azért fontos, mert így lesz konkrét, ütemezett feladat egy listán szereplő teendőből. Ha azt látjuk, hogy a feladat most esedékes, akkor jön a DO, vagyis, hogy megcsináljuk.

IV. Kiegészítés a 4D időgazdálkodási technikához

Azért, hogy ne csak egy egyszer kipróbált időgazdálkodási technika legyen a 4D-mószer, érdemes a későbbiekben is minden felmerülő feladat esetén végiggondolni a fentieket.

• Valóban önként, jó szívvel vállaljuk? Belefér az időnkbe? Ha nem, akkor nem kell elvállalni.
• Tényleg csak mi tudjuk megcsinálni? Kérhetünk benne segítséget vagy teljesen kiadható másnak? Delegáljuk.
• Mikor kell megcsinálni? Azonnal vagy rögztíhető későbbi határidővel? 

Ez egy könnyen, gyorsan alkalmazható technika, gyakorlatilag mindössze két perc fejben végigjátszani a variációkat és dönteni egy feladatról. 

Szerintem tegyél egy próbát, és tekintsd át a jelenlegi feladataidat is! 

Vajon mennyi olyan vállalásod van, amivel igazából lehet, hogy nem is kellene foglalkoznod, vagy nem neked kellene elintézned (más is megbízható vele)? 

S persze az sem utolsó szempont, ha a saját feladataidat is megtanulod úgy időzíteni, hogy kellő időben kezeld őket, s ne szervezd agyon, ne vállald túl magad örökké. Amire valljuk meg őszintén biztosan hajlamos vagy édesanyaként! 

Nos, kipróbálod a 4D-technikát?  

Remélem ez a pofon egyszerű módszer is hozzájárul ahhoz, hogy jobban átlásd a teendőidet! 

TARTS VELEM A HAMAROSAN INDULÓ IDŐVARÁZS TANFOLYAMON- RÁZZUK GATYÁBA AZ IDŐBEOSZTÁSODAT!

A témában érdekességként ajánlom figyelmedbe ezt a TED-előadást is.