Sokan használunk TO DO listákat, hogy szervezettebbek és tervezettebbek legyünk a mindennapokban. Ám gyakran előfordul, hogy mégsem működik jól a gyakorlatban ez az egyébként valóban hatékony módszer. Legalábbis sok női ügyfelem erről számol be, akikkel együtt dolgozom.
Ha te is tapasztaltad már, hogy összeírtad ugyan a teendőidet, feladataidat, ám ez mégis kevésnek bizonyult ahhoz, hogy végére juss minden intéznivalódnak, akkor ebben a bejegyzésben megtudhatod, miért is kell szerintem 3 to do lista?
Miért kell 3 TO DO LISTA?
Teendőinket alapvetően 3 módon tudjuk csoportosítani.
1. számú TO DO LISTA: a nagy merítés
A klasszikus TO DO lista, az a nagy halmaz, amit első körben összeírunk, azaz az összes
- feladat
- teendő
- program
- intéznivaló
amivel dolgunk van. Itt még nincsenek prioritások megszabva és határidőhöz sem kötjük, hogy mikor fogunk foglalkozni velük. Jellemzően ez egy brainstorming eredménye, amikor leülünk és végiggondoljuk, számba vesszük teendőinket.
Ezen túl pedig persze folyamatosan adjuk hozzá a listához a feladatokat, amikor felmerülnek, vagy valami intéznivaló eszünkbe jut.
2. számú TO DO LISTA: határidőhöz kötött feladatok, teendők
Ezen a listán már szűkül a kör és csak a mai napon, ezen a héten elvégzendő feladatokat vesszük számba. Jó, ha napi feladatokra bontod a teendőidet! Ezeket a határidős feladatokat, anpi programokat érdemes naptárban rögzíteni (hogy digitális vagy asztali naptárat használsz, az rajtad múlik.)
Ha elkezdesz ilyen listát készíteni, pár nap alatt már látni fogod, hogy reálisan tervezed-e meg a napokat, azaz pl. mennyire tervezed túl magad, esetleg marad még szabad kapacitásod. Ennél a pontnál a lényeg, a határidők. Ekkor válik ugyanis konkréttá, hogy ezt és ezt a teendőt pontosan mikor fogom megcsinálni (azaz lefoglalok neki idősávot egy napot, vagy még tovább szűkítve, egy nap valamely szakaszát, esetleg kontkrét órát. ) Ezáltal tudom, hogy más teendőket más időpontban tudok elvégezni, a foglalt időkben már nem).
Természetesen a családi/munkahelyi fix programok határozzák meg, milyen szabad idősávokkal gazdálkodhatunk.
3. számú lista a NOT TO DO LISTA
Nézd át rendszeresen a nagy merítésedet (az első lista) és húzz ki mindent, amit
- nem kell elvégezni (idejétmúlt, okafogyottá vált, más megcsinálta)
- nem neked kell elvégezni és át tudod adni másnak (delegálás, kiszervezés)
- máshogy, egyszerűbben lehet csináni
- össze lehet vonni más tevékenységgel
Ez utóbbi listát is tarts szem előtt, hiszen általa kötelezed el magad amellett, hogy elhagysz/újragondolsz bizonyos feladatokat. Ez fog segíteni abban, hogy ne tervezd túl magad, hogy több időhöz juss, hiszen a felszabaduló időben mással tudsz foglalkozni!
Remélem ez a 3 TO DO lista- módszer neked is segít abban, hogy pontosíts, konkretizáld a feladataidat és helyére kerüljenek a hiányzó részek. Mindig apróságokon csúsznak el a dolgok, a to do listáknál például elsősorban azon, ha nem határozol meg határidőket és nem döntöd el, mivel is kell (neked) foglalkoznod.
Ha hasznosnak tartod az írásamat, köszönöm, ha megosztod másokkal is!
